Fastställd av Civos styrelse 2015-06-15
Uppdaterad senast 2016-06-09
Bakgrund
Styrelsen har det yttersta ansvaret för Civos verksamhet. För att skapa förutsättningar för att genomföra sin uppgift och förvaltning har styrelsen skapat denna ordning att sköta styrelsens arbete och nedteckna förväntningar och önskemål mellan styrelsens ledamöter.
Arbetsordningen är en del av Civos styrdokument, under stadgar, policys och riktlinjer. Det är ett levande dokument, och styrelsen reviderar arbetsordningen minst en gång om året. Syftet med arbetsordningen är att tydliggöra styrelsens arbete och överenskommelser om hur styrelsearbetet ska ske under året.
Arbetsformer för Civos styrelse
Arbetsformerna är till för att underlätta styrelsens arbete och i ord beskriva överenskommelser eller praxis för styrelsearbetet. Syftet är också att skapa transparens inför styrelsens ledamöter och medlemsorganisationerna kring hur styrelsen har lagt upp sitt arbete.
Grundförutsättningar
- Styrelsen fastställer varje år en årsplan över styrelsemöten, årsmöte och andra forum med för styrelsen förväntad närvaro.
- Styrelsen upprättar och använder mallar för beslutsunderlag och andra handlingar eller dokument.
- Styrelsen upprättar efter årsmötet en kontaktlista med kontaktuppgifter och adresser till ledamöterna.
- Förtroendevalda inom Civos får tillgång till e-postadresser enligt förnamn.efternamn@civos.se samt styrelse@civos.se.
Inför möten
Handlingar
- Kallelse till mötet sker senast två veckor före styrelsemöte, om det inte redan skett i protokollet för föregående möte.
- Handlingar ska vara styrelsen tillhanda senast sju (7) dagar före ett styrelsemöte. De läggs upp löpande i ”intranät/dropbox” samt skickas med e- post när alla är kompletta en vecka före mötet.
- Handlingar har en tydlig deadline, där presidiet ansvarar för datum när material ska vara inskickat.
- Sena handlingar meddelas om via e-post då de läggs upp i styrelsens ”intranät/dropbox”.
- Sena handlingar behandlas enbart om styrelsen är överens om att de ska behandlas, annars bordläggs de till kommande möte.
- Akuta eller viktiga frågor meddelas om via e-post eller sms om styrelsen förväntas nås av informationen snabbare än via ”intranätet/dropbox”.
- Handlingar följer en tydlig mall – där det anges om det är för kännedom, för diskussion eller för beslut.
- Handlingar om över fyra (4) sidor ska ges en sammanfattning för att underlätta styrelsens arbete.
- Alla ledamöter är inlästa på handlingarna och har tagit dem till sig eller försökt inför varje möte.
Språkbruk
- Förkortningar skrivs ut tydligt för att alla ska förstå vad de betyder. Jargong, internskämt och hänvisningar till tidigare diskussioner används inte om det hindrar någon från att följa med i texter eller arbete.
- Vi använder ett tydligt och enkelt språk.
System och hjälpmedel
- Det huvudsakliga forumet för diskussion och dokument är via e-post. Undantag är akuta ärenden som förs via exempelvis sms.
- Alla styrelseledamöter är införstådda i hur ”intranät/dropbox” fungerar.
- Program och agenda finns tillgängligt samtidigt som handlingarna enligt en
mall på ”intranätet/dropbox”.
Under möten
Praktiska förutsättningar
- Styrelsen erbjuds bra möteslokaler för att kunna hålla effektiva möten och kunna vara koncentrerade under dessa.
- Det finns både frukt och godis under mötet.
- Regelbundna pauser hålls mellan punkter och diskussioner.
- Det finns alternativ till kaffe och vatten under mötet.
Mötets former
- Varje möte inleds med en incheckning.
- Det ska finnas tid avsatt för diskussion utöver de anmälda punkterna i
dagordningen. - Det ska finnas tid och plats för att möjliggöra spontana samtal och
diskussioner. - Presidiet inleder mötet med att avsätta hur mycket tid varje fråga får ta i
anspråk, om det inte redan framgår av program och dagordning. - Det ges tid för samvaro och sammanhållning som komplement till det formella
mötet. - Ett bra möte är genomtänkt med olika dynamik och process för hur det blir
effektivt, interaktivt och energigivande. - Varje möte avslutas med någon form av reflektion eller utcheckning.
Mötenas innehåll
- Det finns en tydlig dagordning där det specificeras hur varje fråga och punkt ska behandlas.
- Varje möte innehåller uppföljning av tidigare beslut och dess status.
- I varje fråga redogörs om nödvändigt bakgrund och situation så att hela
styrelsen är införstådd med varför frågan behandlas. - Mötet hålls med ett tempo som håller farten men samtidigt som alla hänger
med. - Frågorna som behandlas är tydligt definierade och utredda så att styrelsen kan
vara beredd att fatta beslut om så avses.
Gruppkontrakt under möten
- Diskussioner har högt i tak för olika åsikter, synpunkter, perspektiv och tankar.
- Styrelsen håller ett öppet förhållningssätt till frågorna där det är möjligt att
hitta nya lösningar och svar. - Vi uppmuntrar ett klimat där det är okej att fråga och be om mer kunskap eller
förtydliganden i en fråga. - Vi strävar efter att ha roligt tillsammans.
- Vi respekterar varje persons integritet i såväl diskussionsprotokoll som i
sociala medier och andra forum. Det som sägs i förtroende stannar inom
styrelsen. - Vi hjälper varandra att skilja på sak och person vid tillfälle av
meningsskiljaktighet eller vid konstruktiv kritik. - Vi ser till att alla får känna sig delaktiga under mötet.
Efter möten
Protokoll
- Ett protokoll skickas ut till styrelsen så snart det är möjligt, där det finns tydliga förklaringar till beslut, vad som är beslutat och motivering till detsamma.
- Ett protokoll bör vara justerat och publicerat på hemsidan senast två veckor efter ett styrelsemötes avslutande.
- I protokoll är beslutstext i att-satser formulerad så att det tydligt framgår vad som avses. Enbart inriktningar eller kopplingar till de diskussioner som fördes är inte tillfredsställande för långsiktigt arbete eller återkoppling.
Beslutsuppföljning
- En plan för beslutsuppföljning skapas efter varje möte, och medföljer till nästa styrelsemöte. Detta är internt för styrelsen med förteckning vem som åtagit sig att verkställa vilken uppgift samt när den ska vara genomförd.
- Samtliga i styrelsen tar ansvar för att vara uppmärksam om de uppgifter som tilldelats, och som ska genomföras i anslutning till eller mellan möten.
Om ej närvarande
- Den som inte är närvarande är själv ansvarig för att ta till sig information som presenterades under mötet.
Mellan möten
Ämnesrad i e-post
- Om en startar en diskussion eller ärende via e-post ska de etikernas med exempelvis ”för kännedom”, ”för åtgärd” eller motsvarande för tydlighet.
Prioritering av uppdraget
1. Vi är förtroendevalda av våra medlemmar och förväntas fylla den rollen.
2. Vi åtar oss att läsa e-post minst två (2) gånger per vecka
Styrelsens roll och ansvar
(Ur delegationsordningen.)
Mellan Civos årsmöten ansvarar Civos styrelse för inriktningen av Civos arbete. Civos styrelse består av en av årsmötet vald ordförande och minst sex och högst tolv övriga ledamöter. Inom styrelsen utses vice ordförande och andra funktionärer som kan behövas av styrelsen. Styrelsen har därtill rätt att adjungera till sig dem man finner lämpliga.
Styrelsen är gemensamt ansvariga för att genomföra och säkerställa de uppgifter de fått till sig. Samtidigt är varje ledamot personligt ansvarig för att ägna sitt uppdrag den tid och omsorg som krävs för att på bästa sätt ta tillvara organisationens intressen, och att ha eller skaffa sig den kunskap som behövs för att kunna genomföra sitt uppdrag. Varje styrelsemedlem ska vara insatt i de frågor styrelsen har att behandla och föra fram sin åsikt och ta ställning i dessa frågor. Detta innebär även att be om mer eller tydligare information för att styrelsemedlemmen ska kunna fatta bästa möjliga beslut.
Styrelsens uppgifter
- att strategiskt leda Civos och ansvara för Civos långsiktiga planering samt finansiering,
- att ta fram och fastställa strategier, mål och riktlinjer för den löpande verksamheten,
- att säkerställa att organisationens verksamhet bedrivs i enlighet med vision, värderingar, ändamål och mål som finns i organisationens stadgar,
- att säkerställa att organisationen har en riskhanteringsstrategi och att regelbundet genomföra en riskanalys samt utvärdera organisationens riskhantering,
- att genomföra de beslut årsmötet fattat,
- att följa upp och granska resultat av verksamheten samt tillse att räkenskaper förs,
- att ansvara för att långsiktiga och strategiska beslut förankras bland Civos medlemmar,
- att ansvara för löpande kommunikation med medlemmar, externa personer eller organisationer och olika nyckelpersoner i det svenska civilsamhället,
- att representera Civos internt och externt,
- att nominera och utse representanter och ställföreträdare för Civos att utvärdera sitt arbete årligen,
- att protokollföra sina möten,
- att förbereda årsmötet och
- att anställa personal vid behov, samt hantera personalärenden.
Styrelsens spelregler
- Vi ser till att det är roligt att arbeta i Civos styrelse.
- Vi arbetar för en öppen kommunikation. Det är viktigt att alla får information och också tar ansvar för att dela med sig och sprida det man kan och får veta.
- Vi tar vårt ansvar och om man inte hinner eller klarar av en uppgift ansvarar man själv för att delegera eller be om hjälp.
- Vi litar på varandra.
- Vi tycker det är bättre att berätta före än efter, både om det gäller vad som planeras och händer i de olika områdena eller om något går fel eller som det inte var tänkt.
- Vi ger varandra konstruktiv feedback och ger beröm när någon gör något bra.
- Vi ser gemensamt till att styrelsen har en inkluderande och trivsam stämning.
- Vi tycker att alla idéer är värda att lyssna på och alla får tänka nytt, fritt och självständigt.
- Vi visar varandra respekt.
- Vi håller deadlines och tider som sätts.
Denna arbetsordning för Civos styrelse kompletteras med en delegationsordning, beredskapsplan för Civos samt beslut om firmateckning.